بدون حضور فیزیکی هم مدیریت کنید!

هنگامی که من انجام بیشتر کارهایم را به صورت آنلاین، به عنوان مدیر یک گروه مجازی آغاز کردم، متوجه شدم که نخستین مشکلی که باید حل کنم، یک مشکل شخصی و در عین حال پیچیده است. در حالی که روی مبل لم داده بودم و لپ تاپ روی پایم بود، بین خوابیدن و انجام دادن کارها سردرگم بودم. این فکر که اکنون گروه مجازی من هم درگیر این مشکل است، مرا لرزاند. داشتن یک دفتر کار مجازی، با داشتن دفتر کار فیزیکی و واقعی از لحاظ عملکرد تفاوتی ندارد؛ یا اگر می‌خواهید موفق باشید، نباید تفاوتی میان این دو باشد. به عنوان مثال؛ موضوع امنیت را در نظر بگیرید: شما دفتر خود را بدون قفل کردن ترک نمی‌کنید و همچنین شما دفتر مجازی خود را بدون محافظ ترک نمی‌کنید. اما ماهیت این دو با یکدیگر متفاوت است. اولین بخش از مشاوره و توصیه من این است که اگر در کار خود دریافت یا پرداخت مالی آنلاین انجام می‌دهید، بر روی استفاده از یک شبکه خصوصی مجازی (وی‌پی‌ان) سرمایه‌گذاری کنید. اگر نمی‌توانید از خدمات شرکت‌های بزرگ استفاده کنید، یکی از انواع ارزان آن را انتخاب کنید و وضعیت خود را امن کنید. این بسیار حیاتی است. سپس اگر شما در خانه کار می‌کنید. فضای خاصی را برای خود در نظر بگیرید که در آنجا بتوانید بر روی کار خود تمرکز داشته باشید. بهتر است، یک فضای کاری دور از خانه را برای خود بیابید. هنگامی که شما به عنوان یک مدیر، یک سری از اصول را برای خود تنظیم کردید، از نظر اخلاقی می‌توانید از همکاران مجازی خود همان اصول را توقع داشته باشید.
رسیدگی به کارکنان مجازی به دلایل روشنی مشکل تر است، نبود نظارت مستقیم، نبود محل کار ساختار یافته، وجود نقاط جغرافیایی متفاوت که ممکن است تفاوت‌های زمانی ایجاد کند، مشکلاتی را در این عرصه به وجود آورده است. با توجه به این محدودیت‌ها، نکاتی که در پی می‌آیند، به مدیریت بهتر گروه مجازی شما، با وجود محدودیت‌ها کمک می‌کند.
1- در مورد خواسته‌های خود خاص و دقیق باشید: بسیاری از وقت‌ها انجام هماهنگی بین کارکنان برای حفظ کیفیت کار، بسیار پیچیده و سخت است. استفاده از ایمیل برای تصحیح خطاهای صورت گرفته، گاهی نتیجه و فهم دقیق را به دست نمی‌دهد، زیرا اغلب یک اشتباه دیگر از میان سر بر می‌آورد. من در اوایل کار خود متوجه شدم که مشکل از سوی خودم آغاز شده است. بنابراین برای تدوین یک دستورالعمل جامع که تمام جنبه‌های کار را از کوچک به بزرگ شرح دهد؛ وقت گذاشتم و این دستورالعمل را با یک نمونه مناسب از آنچه که انتظار می‌رود، انجام شود، همراه کردم. این حرکت به طور چشم‌گیری کیفیت کار کارکنان را در یک زمان کوتاه بهبود داد. اگر شما می‌خواهید یک خروجی و نتیجه روشن داشته باشید، باید برای آن یک مثال واضح بزنید. هدف از این کار تدوین استانداردهای حرفه‌ای است، زیرا منجر به افزایش کارایی و ایجاد طرز فکر درست در افراد می‌شود.
2- تخصصی کردن گروه کاری: ماهیت مجازی دفتر کار مجازی امکان کمی را برای نظارت نزدیک و آموزش انجام انواع خاص مشاغل در اختیار قرار می‌دهد. بعد از مدتی کار کردن با اعضای گروه، شروع به تشخیص نقاط ضعف و قوت فردی هر یک از آنها و نوع کاری که هر یک از آنها می‌تواند به آسانی انجام دهد، کردم. بر اساس مشاهداتم، برخی از موقعیت‌ها و جایگاه‌های افراد را تغییردادم و به آنها کار تخصصی خودشان را سپردم. این تغییرات باعث افزایش قابل توجه کیفیت کار انجام شده و کاهش قابل توجه استرس من شد. همچنین اعضای گروه نیز از انجام دادن کار خود احساس رضایت می‌کردند.
3- ایجاد یک محل جلسه مجازی: ایمیل راه خوبی برای برقراری ارتباط و تبادل راهنمایی و دستورات کاری است، اما برای بحث و تبادل نظر وسیله مناسبی نیست. به این منظور یک گروه کاری در شبکه اجتماعی واتس‌اپ تشکیل دادم. گزینه‌های آنلاین دیگری نیز برای این کار وجود دارد که انتخاب آنها، به نظر مدیر بستگی دارد. استفاده از ویدئو کنفرانس، در صورتی که بودجه به شما چنین اجازه‌ای بدهد، بسیار مناسب است. دلیل این کار ایجاد حس صمیمیت و اهمیت بخشیدن به افراد در روابط است، چیزی که در برقراری ارتباط از طریق ایمیل وجود ندارد. برای من ایجاد یک مکان برای جلسات و ملاقات‌های مجازی مانند یک نجات‌دهنده زندگی بود و فضای کار مجازی مرا بازسازی کرد.
4- استفاده از ساعات کاری مشترک: کار کردن اعضای گروه در ساعت‌های زمانی مختلف چالش مهمی در کار گروهی است. در چنین شرایطی مطالبه کار هنگامی که نتیجه آن حاصل کار گروهی است، مشکل است. همچنین برگزاری جلسات، برقراری ارتباطات فوری و دریافت پاسخ سریع نیز مشکل است. من مجبور بودم که مناطق زمانی کارکنان مختلف را بدانم و در طول روز ساعاتی را برای کار کردن تعیین کنم که با ساعات کاری هر یک از آنها همپوشانی داشته باشد. برای حل این چالش، ما با یکدیگر به این توافق رسیدیم که در ساعات خاصی از روز که برای همه مناسب باشد، آنلاین باشیم. شما نیز باید همین کار را بکنید و از ساعات مشترک اندکی که وجود دارد، برای تعیین جلسات و ارسال مکاتبات فوری در بین اعضای گروه استفاده کنید.
5- تدوین ساختار پاداش‌دهی برای ایجاد انگیزه: من شروع به پرداخت دستمزد بالاتر در هنگامی که وظیفه بیشتری را به یک فرد محول می‌کردم، یا از او می‌خواستم که در مدت زمانی کوتاهی یک کار مشخص را انجام دهد، کردم. همچنین به کارکنانی که کار با کیفیت‌تری را تحویل می‌دادند، به عنوان مشوق حقوق بیشتری می‌دادم. به من اعتماد کنید، افراد همیشه ساعات طولانی پشت کامپیوتر خود نخواهند نشست و ممکن است روزی آن را رها کنند، برای پیشگیری از این اتفاق باید به آنها دلیلی برای ادامه کارشان بدهید. تعیین چهارچوبی برای شایسته سالاری ایده خوبی است که برای من جواب داده است.
6- دادن کارهای بیشتر به بهترین فرد گروه: یکی از نقاط قوت گروه کاری مجازی این است که تنها شما می‌دانید که چه حجمی از کار را به چه کسی سپرده اید و در ازای آن چه مقداری حقوق پرداخت می‌کنید. در این محیط امکان کمتری برای حسادت و بدخواهی در بین کارکنان وجود دارد، اتفاقی که در محیط‌های کاری معمولی رایج است. بنابراین حجم کاری بیشتر را به افرادی که کیفیت کاری مستمری دارند، بسپارید.
7- ایجاد برخی از قوانین و اصول در سیستم شخصی کاری خود: کار کردن با اسناد مختلف و زیاد بر روی کامپیوتر ممکن است باعث آشفتگی شود. شما نیاز به دسته‌بندی اسناد خود و کارهای هر یک از کارکنان در پوشه‌های مجزا و با نام‌های دقیق هستید. همچنین به منظور افزایش بهره‌وری و نظم بخشیدن به کارها برای مدیریت ایمیل‌ها از ابزارهای مختلفی مانند هیور (hiver) می‌توان استفاده کرد. برای پرهیز از فراموش کردن کارها و اتفاقات آینده استفاده از سیستم یادآوری اتفاقات استفاده کنید. این کار استرس‌های شغلی شما را کمتر و انجام کارها را ساده‌تر می‌کند.
این نکات را به روال پیشین گروه کاری خود اضافه کنید، گروه مانند ماشینی که به تازگی روغنش تعویض شده باشد، کار خواهد کرد.
نویسنده : چایدایک ساموئلسون
ترجمه : سمیه دالوند
منبع : وبگاه کارآفرین