حسابداری ستون فقرات برای هر کسب و کاری است. البته به شرط اینکه یک سیستم حسابداری کارآمد ویا یک شرکت حسابداری معتبر مورد استفاده قرار بگیرد. این سیستم جامع به منظور مدیریت و ردیابی تراکنش‌های مالی در شرکت‌ها کاربرد دارد. حالا یک سیستم کارآمد حسابداری منطبق با مقررات کلی کشوری است و مدیر کسب و کار را از سلامت و یا بروز مشکلات مالی در شرکت آگاه می‌سازد. با این تعاریف اگر فکر می‌کنید برای داشتن چنین سیستمی آماده هستید و باید هر چه سریع‌تر آن را راه‌اندازی کنید، ادامه مطلب را از دست ندهید.

چرا باید برای شرکت خود یک سیستم حسابداری کارآمد داشته باشید؟

وجود یک سیستم حسابداری خوب هم برای کسب و کارهای کوچک و هم برای شرکت‌های بزرگ ضرورت دارد. زیرا با وجود چنین سیستمی می‌توانید تصمیمات مالی بهتری بگیرید و از سوی دیگر شانس موفقیت خود را نیز افزایش دهید. از سوی دیگر وقتی به دنبال ساده‌تر کردن فرآیند امور مالی در شرکت خود هستید، با وجود چنین سیستمی به این هدف می‌رسید.

در صورتی که چالش‌های مالی در پیش‌روی شرکت باشد، قبل از پیچیده شدن این مشکل می‌توانید با کمک سیستم حسابداری به خوبی از آن مطلع شوید. با این حال درک چگونگی تنظیم یک فرآیند حسابداری کارآمد اهمیت زیادی دارد.

نحوه راه‌اندازی سیستم حسابداری برای کسب و کار

با وجود اهمیتی که حسابداری دارد، باید با نحوه راه‌اندازی و اجرای آن نیز آشنا باشید که در زیر به آن پرداخته‌ایم:

تنظیم سیاست‌های حسابداری

قبل از اینکه بخواهید یک پلتفرم حسابداری مناسب را انتخاب کنید، ابتدا باید به سراغ سیاست‌های حسابداری تعریف‌شده واضح بروید. این کار به منظور حفظ ثابت و دقت در گزارشات مالی شرکت ضرورت دارد. سیاست‌ها نیز شامل دستور‌العمل‌های مهم برای شناسایی درآمد، طبقه‌بندی هزینه‌ها، استهلاک تجهیزات، ارزش‌گذاری موجود و .... است.

هر کسب و کاری که بخواهد مدعی استفاده از سیستم حسابداری باشد، باید سیاست‌های منسجمی برای ثبت اطلاعاتی مالی در تمامی بخش‌ها و بازه‌های زمانی داشته باشد.

راه‌اندازی نرم‌افزار حسابداری مناسب

اگر بخواهید از نرم‌افزار حسابداری استفاده کنید، نرم‌افزارهای زیادی وجود دارد. به همین دلیل انتخاب بهترین را برایتان کمی دشوار می‌کند. اما قبل از انتخاب این نرم‌افزار باید نحوه عملکرد آن دقت داشته باشید. یک نرم‌افزار حسابداری مدرن و کارآمد می‌تواند فرآیندهای مالی کسب و کار شما را ساده کند. در غیر این صورت استفاده از این نرم‌افزار هیچ سودی را عاید کسب و کار نمی‌کند.

از این گذشته، نرم‌افزار مورد نظرتان باید بتواند ارزش افزوده را برای خرید و فروش‌ها به ارمغان آورد، وظایف حسابداری تکراری را به شکل خودکار انجام دهد. همچنین باید بتواند خطاها و حذفیات دستی را نیز کاهش دهد. حفاظت از داده‌های شرکت هم موضوعی که در زمان انتخاب نرم‌افزار حسابداری باید به آن دقت داشته باشید.

عملکردهای عملیاتی کسب و کار مانند عملکرد CRM، مدیریت حقوق و دستمزدها هم از دیگر فاکتورهای مهم برای انتخاب سیستم حسابداری کارآمد است.

با این توصیفات بهتر است به دنبال نرم افزاری باشید که با نیازها و مقیاس کسب و کارتان سازگاری داشته باشد.

راه اندازی SOP فرآیند حسابداری

رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) برای تیم حسابداری راهنمای جامعی را فراهم می‌کنند. به طوری که بتوانند فرآیندهای حسابداری را به راحتی درک و دنبال کنند. در این رابطه توصیه می‌کنیم حتما مراحل حسابداری را به صورت مدون داشته باشید. چرا که برای روند پیگیری امور مالی، حفظ ثبات مالی و یا آموزش برای افراد به چنین یادداشتی نیاز دارید تا کمتر دچار خطاهای ناشی از سوءتفاهم شوید.

تنظیم تأیید گردش کار

یکی دیگر از اقداماتی که باید برای راه‌اندازی سیستم حسابداری در شرکت خود انجام دهید، تعریف و پیاده‌سازی سیستم تأیید گردش کار است. در واقع شما این کا را برای به حفظ کنترل‌های داخلی انجام می‌دهید تا از دسترسی غیرمجاز به داده‌های مالی جلوگیری شود.

با تنظیم تایید گردش کار پرسنل می‌توانند تمامی تراکنش‌ها را قبل از ثبت نهایی، بررسی و سپس تایید کنند. حالا زمانی که بخواهید برای هزینه‌ها، مجوز صادر کنید و پرداخت‌ها، کنترل هزینه‌ها، مدیریت بودجه و حفظ انطباق در امور مالی را انجام دهید، تنظیم تایید گردش اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.

تنظیم فرآیند صورتحساب

برای اینکه در شرکت خود یک جریان نقدی سالم داشته باشید، باید از شیوه‌های صورتحساب کارآمد استفاده کنید. در این صورت به فرآیند فاکتور استاندارد نیاز دارید که شامل نحوه و زمان فاکتور کردن مشتری، تعریف شرایط پرداخت واضح، جزئیات دقیق صورتحساب محصولات/خدمات، اطلاعات تماس و فرآیند پیگیری برای پرداخت‌های معوق است.

به خاطر داشته باشید با ایجاد صورتحساب به موقع، از احتمال تاخیر در پرداخت و اختلاف قیمت می‌کاهید. از سوی دیگر روابط قوی‌تری با مشتریان خواهید داشت.

تنظیم فرآیند قبوض پرداختنی

اگر می‌خواهید صورتحساب‌های فروشنده و پرداخت‌های به موقع را به شکل صحیح پردازش کنید، باید صورتحساب‌های درآمد را مدیریت کنید. با این کار از ایجاد هزینه‌های دیرکرد و اختلال در عملیات‌های تجاری کسب و کار هم جلوگیری می‌کنید.

با این حساب باید به سراغ یک سیستم حسابداری کارآمد بروید که قادر به ردیابی فاکتورهای دریافتی باشد. از سوی دیگر آن‌ها را با سفارشات خرید و رسید تحویل تطبیق دهد و پرداخت‌ها را در شرایط توافق‌شده برنامه‌ریزی کند.

به طور کلی تنظیم فرآیند قبوض پرداختی از هزینه‌های غیرضروری جلوگیری کرده و روابط شما با تأمین‌کنندگان را نیز بهبود می‌دهد.

تطبیق حساب‌های مالی

از دیگر اقداماتی که تمامی کسب و کارها برای راه‌اندازی نرم افزار حسابداری باید انجام دهند، تطبیق منظم حساب‌های مالی است. از جمله این تطابق حساب باید به حساب‌های بانکی، کارت‌های اعتباری، صورت‌حساب‌های فروشنده و موجودی مشتری اشاره کنیم. این کار به منظور شناسایی مغایرت‌ها و اطمینان از سوابق مالی دقیق انجام می‌شود.

تطبیق حساب‌های مالی به کشف خطاها، فعالیت‌های متقلبانه و تراکنش‌های غیرموجه نیز کمک می‌کند. همچنین در یکپارچگی کلی داده‌های مالی نیز موثر است.

تنظیم فرآیند گزارشگری مالی

گزارش مالی به موقع و دقیق شما را نسبت به عملکرد شرکت آگاه می‌کند تا بتوانید تصمیمات استراتژیک اتخاذ کنید. به همین دلیل باید برای تهیه صورت‌های مالی مانند صورت سود و زیان، ترازنامه و صورت جریان وجوه نقد، برنام‌ریزی داشته باشید. با این کار به ذینفعان کمک می‌کنید راحت‌تر سلامت مالی شرکت را ارزیابی کرده و انتخاب آگاهانه‌تری داشته باشند.

تنظیم گزارشات KPI

KPI به شاخص‌های کلیدی عملکرد اشاره دارد و بینش‌های ارزشمندی را در مورد جنبه‌های مختلف عملکرد کسب و کار در اختیارتان قرار می‌دهد. حالا تنها کاری که باید انجام دهید، پیدا کردن KPIهای مرتبط با اهداف کسب و کار است. برای مثال KPIهای عملیاتی، KPIهای رشد، سودآوری، نقدینگی و نسبت‌های کارایی را شناسایی و ارزیابی کنید.

توصیه می‌کنید این KPIها را به طور مداوم آنالیز کنید تا عملکرد آن‌ها را بسنجید. در نتیجه قادر به شناسایی زمینه‌های بهبود عملکرد مالی شرکت نیز خواهید بود.

تنظیم فرآیند حسابرسی

از دیگر اقداماتی که برای راه‌اندازی یک سیستم حسابداری مناسب نیاز دارید، تنظیم منظم حسابرسی‌های داخلی است. با این کار می‌توانید شیوه‌ها و فرآیندهای حسابداری را به شکل دقیق‌تری دنبال کنید.

ممیزی‌ها به شناسایی خطاها، ناکارآمدی‌ها و حتی تقلب در امور مالی موثر هستند. همچنین با کمک آن‌ها می‌توانید از رعایت الزامات قانونی و مقررات کشوری مطمئن شوید. اگر به دنبال فرصتی برای بهبود فرآیند‌ها و به اشتراک‌گذاشتن دانش در میان تیم حسابداری شرکت هستید، حتما به ممیزی‌ها توجه داشته باشید.

فرآیند آموزش راه اندازی

در نهایت با انجام تمامی اقدام زیر باید روی آموزش مداوم تیم حسابداری خود سرمایه گذاری کنید. زیرا آن‌ها باید در مورد تغییراتی که در فرآیند حسابداری، آخرین روندهای صنعت، تغییرات نظارتی و به روز رسانی نرم افزار ایجاد می‌شود، آگاه کنید. کارکنان آموزش دیده می‌توانند گزارشات مالی دقیق‌ و منطبق بر واقعیت را ارائه دهند.

آنچه در اینجا برای راه‌اندازی و اجرای سیستم حسابداری کارآمد ارائه شد، به منظور بهبود مدیریت مالی در شرکت است. با این راهنما می‌توانید خطاها را کاهش دهید و تصمیم‌گیری‌های مالی خود تقویت کنید. صرف‌نظر از اندازه کسب و کار، تمامی شیوه‌هایی که ارائه کردیم می‌تواند اساس یک عملیات مالی موفق و پایدار را تشکیل دهند.